Nuevo Reglamento que equipara factura electrónica y factura en papel

El BOE de hoy publica el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Este reglamento, además de introducir la figura de la factura simplificada en las operaciones inferiores a 400 euros, aporta las siguientes novedades:

1. Garantiza la igualdad de trato entre las facturas en papel y las facturas electrónicas.

2. Introduce una nueva definición de factura electrónica.

3. Establece la obligación de los sujetos pasivos de garantizar que las facturas en papel o electrónicas reflejen la realidad de las operaciones que documentan durante toda su vigencia.

4. Esta exigencia no puede suponer la imposición de nuevas cargas administrativas a los empresarios o profesionales.

5. El sujeto pasivo podrá garantizar la autenticidad de las facturas electrónicas mediante los controles de gestión y pistas de auditoría usuales de su actividad empresarial o profesional.

6. La expedición de facturas por vía electrónica no queda sujeta al empleo de una tecnología determinada.

7. El EDI y la firma electrónica avanzada dejan de ser obligatorios.

8. Alternativamente, los interesados podrán garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura por otros medios que comuniquen a la Agencia Tributaria para su validación con carácter previo a su utilización.

9. Este trámite de validación previa no será obligatorio, ya que el nuevo Reglamento establece que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

10. Entre los medios de prueba que podrán ser utilizados se incluyen los controles de gestión usuales de la actividad empresarial que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios que la misma documenta.

En mi opinión, el Reglamento supone un gran avance en la simplificación de la factura electrónica y elimina unos obstáculos que imposibilitaban su uso uniforme en las empresas y en los estados miembro de la Unión Europea, como comentaba en el post de hace unos días.

Factura electrónica vs. factura en PDF

En pocos casos he visto un divorcio tan claro entre la teoría de la ley y la práctica de las empresas. El legislador ha establecido un marco jurídico para que las empresas emitan, reciban y almacenen las facturas en formato electrónico, pero la mayoría de las empresas están enviado y recibiendo facturas por correo electrónico en formato PDF sin autentificar.

Salvo las empresas que emiten o reciben grandes volúmenes de facturas, y que disponen de plataformas de facturación electrónica por razones de eficiencia, el resto de las empresas consideran mucho más ágil, económico y práctico trabajar con PDFs sin autentificar.

Ello es debido a que ha desaparecido el concepto de factura original. Tan original es la factura que un proveedor nos envía en papel como la que nos envía en PDF. Hoy en día pocas empresas utilizan facturas de imprenta, ya que es mucho más práctico imprimir cualquier documento en papel en blanco que ir cambiando el tipo de impreso, con el riesgo adicional de que los datos no aparezcan en las casillas correspondientes.

Ello hace que no haya diferencia entre la factura en papel impresa por el emisor y la factura en papel impresa por el cliente a partir de un PDF enviado por el emisor. Incluso puede ser de mayor calidad la factura impresa por el cliente si éste tiene una impresora superior o en mejor estado de mantenimiento.

El legislador considera que “las facturas deben conservarse en el soporte en que originalmente fueron expedidos y recibidos, pues de esta forma se asegura la posibilidad de que pueda verificarse en todo momento que se trata de originales” (Exposición de motivos de la Orden EHA/962/2007). Pero ¿cómo puede verificarse que una factura en papel es original y que la ha emitido realmente el emisor?

Como he dicho, la tecnología digital ha hecho desaparecer el concepto de factura original, pero como ocurre en otras normas, el legislador exige más requisitos de autenticidad al formato digital que al formato papel.

¿Qué garantías de autenticidad tiene la factura en papel? Cualquiera podría haberla creado. Al menos el PDF, aunque no esté autentificado, se envía desde una dirección de correo electrónico con el dominio de la empresa emisora que tiene más garantías de trazabilidad que un sobre enviado por correo postal.

Pero lo más rocambolesco es exigir digitalización certificada para poder conservar una factura en papel en formato digital. El proceso de digitalización certificada exigido en la ley ofrece el mismo resultado escaneando una factura original y una factura falsa, ya que el papel no incorpora ningún atributo de autenticidad. Y más rocambolesco todavía exigir que la versión en papel de la factura electrónica reproduzca sus elementos de autentificación.

Entiendo que debería considerarse factura cualquier documento, en formato papel o digital, que cumpla los requisitos de la factura (Numeración, fecha, nombre, domicilio y CIF del emisor y del receptor, concepto, tipo impositivo del IVA, cuota tributaria…) y no debería exigirse ningún requisito de autenticidad al formato digital que no cumpla el formato papel.

En una época difícil como la actual, las cosas tienen que ser fáciles. El legislador tiene que hacer un esfuerzo para eliminar las complicaciones legales innecesarias y permitir que los empresarios, y especialmente los emprendedores, puedan dedicarse a lo básico y esencial, que es su negocio.

DNI electrónico: los ratios que faltan

El Ministerio del Interior informa que España ha alcanzado los diez millones de DNI electrónicos, lo cual nos convierte en el país con mayor número de ciudadanos con este tipo de identificación. 

Ello significa que más del 22% de la población española dispone de DNI electrónico.
Son efectivamente datos de los que debemos sentirnos orgullosos. Pero hay otros ratios que no conocemos y que son los que realmente ayudarían a medir el nivel de éxito en la implantación del DNI electrónico. Por ejemplo: 

1. ¿Cuántos titulares de un DNI electrónico saben que en su interior hay un certificado electrónico que les permite realizar trámites y transacciones a través de Internet?. 

2. ¿Cuántos titulares de un DNI electrónico disponen de un ordenador personal y de un lector que permita el uso de este sistema de identificación?. 

3. ¿Cuántos titulares de un DNI electrónico disponen de conocimientos suficientes para utilizarlo en un trámite o una transacción electrónica?. 

4. ¿Cuántos titulares de un DNI electrónico tienen la oportunidad de utilizarlo a la vista del número de sitios web que ofrecen esta posibilidad?. 

5. ¿Cuántos titulares de un DNI electrónico saben que el certificado electrónico tiene un plazo de validez más corto que el del documento físico, y que probablemente ya ha caducado?. 

6. ¿Cuántos titulares de un DNI electrónico están dispuestos a utilizarlo, teniendo en cuenta las limitaciones e incomodidades que su uso comporta en la actualidad?. 

En suma, sería muy útil conocer el ratio de uso efectivo del DNI electrónico. Ahora sabemos que el 22% de la población española dispone de un DNI electrónico. La pregunta es: ¿qué porcentaje de la población española lo está utilizando realmente?.

Resumen Proyecto Ley Impulso Sociedad de la Información

El Consejo de Ministros aprobó ayer la remisión a las Cortes Generales del Proyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Entre las principales novedades del Proyecto de Ley destacan las siguientes:

1. Obligación de facilitar interlocución por Internet con sus clientes a las grandes empresas  que presten servicios electricidad, agua, gas y telecomunicaciones.

2. Plan para la generalización del uso de la factura electrónica en España.

3. Regulación de las subastas electrónicas entre empresas (B2B).

4. Flexibilización de las obligaciones relativas a las comunicaciones comerciales.

5. Flexibilización de los requisitos para la contratación por vía electrónica, en especial a través de móviles.

6. Clarificación de las reglas de valoración de la firma electrónica en juicio.

7. Clarificación del marco regulador para la restricción de servicios. La autorización de la restricción de páginas de Internet, cuando ésta afecte a los derechos y libertades de expresión e información, sólo podrá ser ejercida por los órganos jurisdiccionales competentes.

8. Obligación de los proveedores de acceso a Internet de informar a sus usuarios sobre medios técnicos que permitan la protección frente a los problemas de seguridad en Internet (virus informáticos, programas espías, "spam") y sobre las herramientas para el filtrado de contenidos no deseados.

9. Internet más accesible para discapacitados y personas de edad avanzada

10. Refuerzo de la protección de los derechos de los usuarios en materia de telecomunicaciones. El Proyecto de Ley tipifica de manera expresa como infracción administrativa la vulneración por parte de los operadores de los derechos de los consumidores y usuarios en el ámbito de las telecomunicaciones.

11. Mayor extensión geográfica de la conectividad de banda ancha

12. Disponibilidad de nombres de dominio “.es” con caracteres propios de las lenguas españolas como la “ñ” o la “ç”