Factura electrónica vs. factura en PDF

En pocos casos he visto un divorcio tan claro entre la teoría de la ley y la práctica de las empresas. El legislador ha establecido un marco jurídico para que las empresas emitan, reciban y almacenen las facturas en formato electrónico, pero la mayoría de las empresas están enviado y recibiendo facturas por correo electrónico en formato PDF sin autentificar.

Salvo las empresas que emiten o reciben grandes volúmenes de facturas, y que disponen de plataformas de facturación electrónica por razones de eficiencia, el resto de las empresas consideran mucho más ágil, económico y práctico trabajar con PDFs sin autentificar.

Ello es debido a que ha desaparecido el concepto de factura original. Tan original es la factura que un proveedor nos envía en papel como la que nos envía en PDF. Hoy en día pocas empresas utilizan facturas de imprenta, ya que es mucho más práctico imprimir cualquier documento en papel en blanco que ir cambiando el tipo de impreso, con el riesgo adicional de que los datos no aparezcan en las casillas correspondientes.

Ello hace que no haya diferencia entre la factura en papel impresa por el emisor y la factura en papel impresa por el cliente a partir de un PDF enviado por el emisor. Incluso puede ser de mayor calidad la factura impresa por el cliente si éste tiene una impresora superior o en mejor estado de mantenimiento.

El legislador considera que “las facturas deben conservarse en el soporte en que originalmente fueron expedidos y recibidos, pues de esta forma se asegura la posibilidad de que pueda verificarse en todo momento que se trata de originales” (Exposición de motivos de la Orden EHA/962/2007). Pero ¿cómo puede verificarse que una factura en papel es original y que la ha emitido realmente el emisor?

Como he dicho, la tecnología digital ha hecho desaparecer el concepto de factura original, pero como ocurre en otras normas, el legislador exige más requisitos de autenticidad al formato digital que al formato papel.

¿Qué garantías de autenticidad tiene la factura en papel? Cualquiera podría haberla creado. Al menos el PDF, aunque no esté autentificado, se envía desde una dirección de correo electrónico con el dominio de la empresa emisora que tiene más garantías de trazabilidad que un sobre enviado por correo postal.

Pero lo más rocambolesco es exigir digitalización certificada para poder conservar una factura en papel en formato digital. El proceso de digitalización certificada exigido en la ley ofrece el mismo resultado escaneando una factura original y una factura falsa, ya que el papel no incorpora ningún atributo de autenticidad. Y más rocambolesco todavía exigir que la versión en papel de la factura electrónica reproduzca sus elementos de autentificación.

Entiendo que debería considerarse factura cualquier documento, en formato papel o digital, que cumpla los requisitos de la factura (Numeración, fecha, nombre, domicilio y CIF del emisor y del receptor, concepto, tipo impositivo del IVA, cuota tributaria…) y no debería exigirse ningún requisito de autenticidad al formato digital que no cumpla el formato papel.

En una época difícil como la actual, las cosas tienen que ser fáciles. El legislador tiene que hacer un esfuerzo para eliminar las complicaciones legales innecesarias y permitir que los empresarios, y especialmente los emprendedores, puedan dedicarse a lo básico y esencial, que es su negocio.

4 pensamientos en “Factura electrónica vs. factura en PDF

  1. Hay tantas cosas que los legisladores deberían preguntar antes de ponerse a legislar…

    Lo de hacer la vida más sencilla a las empresas o autónomos no va con ellos, se meten en un cuarto y, de oídas, teorizan sobre cómo deberían hacerse las cosas. A partir de ahí, cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia.

  2. La verdad es que es un problema importante el hecho de que el concepto de autenticidad se esté “diluyendo” con la llegada de la documentación electrónica. No obstante, creo que no debemos sacrificar la autenticidad en favor del pragmatismo, porque conlleva consecuencias desastrosas. No hay que olvidar que los documentos suelen ser en buena medida garantes de derechos. Si sacrificamos la autenticidad, no podremos quejarnos luego de irregularidades y falsificaciones que podamos sufrir en la vida cotidiana.

    La documentación electrónica tiene que servir para darnos mayores garantías de autenticidad, pero está claro que, por el momento, el desconocimiento hace mella en la confianza de los usuarios e implantar un buen sistema electrónico no parece ni sencillo ni demasiado asequible. Habría que trabajar más por aquí…

  3. El interés de la factura electrónica reside en la reducción de costes y en el aumento de productividad.

    En el caso de facturas en PDF enviadas por mail, solo se consigue el ahorro del envio, pero seguramente seguiran imprimiéndose y almacenándose en el receptor y en todo caso interpretándose y tecleándose manualmente en los sistema de autorizacion y contabilización del receptor.

    En cambio, la factura electrónica con datos estructurados permite que la factura entre directamente en el sistema de gestión del receptor y pueda circular por sus circuitos de validacion, autorizacion y contabilización (workflow) de manera automática y eficiente.

    Y es en este segundo, y mucho más interesante caso, donde cobra sentido la exigencia unos requisitos mínimos de autenticidad e integridad, pues en este caso la factura son tan solo datos digitales dentro de un sistema informatico y por tanto muy fáciles de modificar sin dejar pistas de ello.

    Otra cosa es cuales deben ser los requisitos mínimos a aplicar, desde firmas electrónicas complejas, pasando por terceros de confianza, o simples pistas de auditoria o coherencia en la contabilidad. Pero algun sistema debe existir para garantizar mínimamente que la factura contabilizada ha sido realmente emitida por el emisor y que el receptor no ha modificado sus datos. Y ello tanto para justificarse ante la agencia tributaria como para cubrirse ante eventuales manipulaciones o fraudes de la parte contraria.

    Finalmente añadir que hoy en dia hay entidades financieras que ofrecen servicios de factura electrónica con datos estructurados por cuenta de sus clientes, y que la mayoría de paquetes de gestión soportan la generación y recepción de los correspondientes ficheros de facturas electrónicas en formato (cuadernos) estandares bancarios, de manera que, incluso para pimes y autonomos, la generación, envio y recepción de facturas electrónicas con datos estructurados es tan simple y económica como emitir o recibir un recibo bancario.

  4. Pingback: Nuevo Reglamento que equipara factura electrónica y factura en papel « Xavier Ribas

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