Servicio específico de prevención de brechas de seguridad

Este mes de agosto, y a pesar de los turnos organizados, hemos tenido que alternar las vacaciones con la gestión de las brechas de seguridad que han sufrido algunos de nuestros clientes.

El crecimiento experimentado en el número de brechas gestionado se debe, principalmente, al incremento del reporte interno de incidentes ocasionados por la pérdida o el robo de ordenadores portátiles y teléfonos móviles que antes no se llegaban a conocer.

La aplicación del RGPD ha obligado a realizar acciones de formación y concienciación, y a establecer la obligación de comunicar internamente cualquier incidente de seguridad, incluida la pérdida y el robo de dispositivos informáticos, por lo que las empresas están recibiendo más información de incidentes que antes no se reportaban.

Teniendo en cuenta que en todas las empresas se pierden o se producen robos de dispositivos móviles, podríamos decir que, en relación a este aspecto, este tipo de incidentes se dividen en dos categorías:

  1. Los que son gestionados como un incidente de seguridad.
  2. Los que simplemente son tratados como un activo informático a reponer.

La diferencia entre ambos enfoques puede tener efectos jurídicos y económicos importantes, ya que, ignorar este tipo de incidentes ayuda a tener unas estadísticas saneadas en materia de seguridad, pero impide realizar un tratamiento adecuado de los riesgos asociados y de la actividad preventiva.

En otras palabras, tener pocos incidentes de seguridad no es un indicador de la eficacia de las medidas de seguridad. Es muy probable que sea un indicador del nivel de desconocimiento de los incidentes que se producen en la empresa.

Otra causa importante de brechas de seguridad han sido los ciberataques en general y los ataques de phishing en especial. El perfeccionamiento de las técnicas de suplantación de identidad, los clics realizados sin un mínimo de reflexión previa y la falta de experiencia en la identificación de los mensajes fraudulentos están haciendo que este tipo de ataques sigan triunfando.

Gracias a la aplicación de un protocolo que permite excluir los incidentes que no han generado una violación de la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos, así como los que no han supuesto un riesgo para los derechos y libertades de los afectados, sólo un pequeño porcentaje de los incidentes gestionados se ha tenido que comunicar a la Agencia Española de Protección de Datos.

En cualquier caso, si unimos la experiencia adquirida en la gestión de brechas a la información suministrada por los incidentes de seguridad publicados y las estadísticas y las resoluciones de la AEPD, podemos decir que existe conocimiento suficiente para identificar:

  1. Las causas más habituales de las brechas de seguridad.
  2. Los errores más habitualmente cometidos por las empresas.
  3. Las medidas concretas que habrían evitado la brecha, pero no se aplicaron.
  4. Las medidas y argumentos en los que la AEPD se ha basado para archivar el expediente sancionador de una brecha.

Con este conocimiento hemos diseñado un servicio específico de prevención de brechas de seguridad que se une al protocolo de gestión de incidentes de seguridad que ya incluía  nuestra aplicación Compliance 3.0.

Si deseas más información sobre este servicio, puedes enviarme un mensaje a xavier.ribas@ribastic.com

Controles de la nueva ISO 27701 sobre seguridad de los datos personales

Hemos introducido en el apartado Certificaciones de nuestra aplicación Compliance 3.0 los 263 controles de la nueva ISO 27701.

Esta ISO está específicamente destinada a la seguridad de los datos personales, y se basa directamente en el RGPD y en una ISO anterior.

Por ello, se convierte en el marco de referencia ideal para las medidas de seguridad de la empresa. Aunque no se obtenga la certificación, recomendamos que la política de seguridad de la empresa en materia de datos personales se base en los criterios de esta ISO.

Estas medidas también son válidas para la protección de los secretos empresariales.

Si la empresa ya tiene la ISO 27001, o estaba pensando en obtenerla, esta ISO es un desarrollo de la ISO 27001 y de la ISO 27002, pero específicamente orientada a la seguridad de los datos personales.

También recomendamos exigirla a los proveedores críticos que realizan funciones de encargado del tratamiento. Si hasta ahora la ISO 27001 se trataba en el contrato como una de las garantías previstas en el artículo 32 del RGPD, a partir de ahora esta ISO se puede convertir en la mejor garantía en materia de seguridad de los datos personales.

En el caso de que se produzca una brecha de seguridad, tener esta certificación o acreditar que se ha seguido este marco de referencia puede ser utilizado como evidencia del esfuerzo realizado por la empresa para la prevención de incidentes de seguridad.

Tabla de alternativas de comunicación personal del trabajador en relación a cada medio corporativo

El principio de necesidad aplicable al acceso de la empresa a los medios digitales que pone a disposición de sus trabajadores impide que se haga un uso desproporcionado o abusivo de esta medida de control cuando el medio a inspeccionar puede albergar contenidos personales. Antes de actuar, el empresario debe hacerse la siguiente pregunta: “¿Hay algún medio menos invasivo de la intimidad del trabajador para realizar esta averiguación y obtener pruebas del presunto incumplimiento?”

El principio de necesidad también es aplicable al trabajador, aunque en otro sentido. Nadie le está pidiendo la conducta heroica mencionada en la jurisprudencia de permanecer desconectado de la familia y los amigos durante 8 horas al día. Pero en la actualidad, tiene muchas oportunidades de comunicación personal. El principio de necesidad haría que el trabajador, antes de utilizar un medio digital corporativo, se hiciese la siguiente pregunta: “¿Hay algún otro medio menos corporativo para satisfacer mis necesidades de comunicación personal?”

En la siguiente tabla analizamos las posibles respuestas a esta pregunta, en función de las alternativas existentes en la actualidad.

Tabla de alternativas de comunicación personal

Una pequeña muestra de los errores cometidos durante el primer año de RGPD

  1. Contratar a encargados del tratamiento que no ofrecen garantías suficientes.
  2. Aceptar cláusulas de limitación de responsabilidad de los encargados del tratamiento.
  3. Delegar la selección y homologación de encargados del tratamiento a Compras sin las instrucciones adecuadas.
  4. Seleccionar a los encargados del tratamiento tomando como único criterio el coste del servicio.
  5. Aceptar que un encargado del tratamiento tiene la ISO 27001 sin verificar su alcance real.
  6. Solicitar el consentimiento a los clientes y a los interesados con contrato.
  7. Solicitar el consentimiento a los trabajadores.
  8. Facilitar información incompleta a los trabajadores sobre los datos que la empresa trata y sobre todas las finalidades de los tratamientos que realiza con sus datos.
  9. Aplicar una política de uso de dispositivos móviles basada en el BYOD.
  10. Nombrar a un DPO y no dotarlo de recursos suficientes.
  11. Aplicar el interés legítimo como base de legitimación sin la debida ponderación.
  12. Realizar la ponderación del interés legítimo de manera inadecuada.
  13. No conservar una prueba documental de la ponderación del interés legítimo.
  14. Notificar como brecha un incidente de seguridad que no ha generado riesgos para los interesados.
  15. Desarrollar un detallado protocolo de notificación de brechas y no disponer de un protocolo para verificar si realmente hay que notificar la brecha.
  16. Elaborar un registro de actividades del tratamiento excesivamente extenso, sin agrupar e imposible de gestionar y actualizar.
  17. Aplicar un proceso de desvinculación de trabajadores inadecuado, especialmente en los departamentos comerciales y de marketing, sin ningún tipo de control sobre los datos que se llevan o se han llevado.
  18. Devolver los equipos informáticos al finalizar el renting sin un procedimiento adecuado de eliminación de los datos, y, en la medida de lo posible, mediante la extracción del disco duro.
  19. Aceptar el certificado de destrucción de documentos o soportes con datos como única prueba de su destrucción.
  20. Aceptar que todavía haya departamentos de Marketing que inician campañas de marketing directo sin aplicar el procedimiento de privacy by design y sin contar con la validación jurídica correspondiente. O solicitándola el día antes del lanzamiento de la campaña.

Tabla comparativa entre el test Barbulescu y el artículo 87 de la LOPD

En la siguiente tabla se comparan los puntos de verificación contenidos en el test Barbulescu con los distintos apartados del artículo 87 de la LOPD de 2018, que regula el derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales en el ámbito laboral.

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La prohibición del uso privado de los dispositivos digitales corporativos y el artículo 87 de la LOPD

El artículo 87 de la LOPD establece que los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador.

La LOPD modifica el Estatuto de los Trabajadores, estableciendo en el artículo 20 bis, que los trabajadores tienen derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por el empleador. Ello genera una discrepancia con el artículo 87 de la LOPD que no reconoce un derecho a la intimidad, sino un derecho a la protección de la intimidad.

La redacción del artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores parece indicar que los trabajadores tendrán siempre derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales corporativos, mientras que el artículo 87 de la LOPD parece indicar que los trabajadores tendrán derecho a la protección de la intimidad en el caso de que se den las circunstancias para que el trabajador tenga derecho a la intimidad.

Esta interpretación quedaría confirmada por el hecho de que el empleador puede puede prohibir el uso con fines privados en unos dispositivos y permitirlo en otros, de manera que, tal como indica el apartado 3 del artículo 87, el empleador sólo está obligado a establecer garantías para preservar la intimidad de los trabajadores en los dispositivos en los que haya admitido su uso con fines privados.

Ello significaría que en los dispositivos en los que el empleador haya prohibido el uso con fines privados el trabajador no tendría derecho a la intimidad y tampoco debería tener expectativas de intimidad. Sin embargo, el trabajador puede incumplir la prohibición y la empresa puede tolerar dicho incumplimiento, por lo que es necesaria una actuación adicional de la empresa.

La secuencia inicial sería la siguiente:

  1. Principio general de derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales corporativos.
  2. Excepción relativa a los dispositivos en los que se ha prohibido el uso personal.

Los dos elementos que pueden desvirtuar la aplicación de la excepción prevista en el artículo 87.3 de la LOPD serían los siguientes:

  1. El incumplimiento del trabajador de la obligación de utilizar los dispositivos digitales corporativos para fines personales.
  2. La tolerancia de la empresa en relación a ese incumplimiento.

En ambos casos se produciría el efecto no deseado de la existencia de contenidos privados en los dispositivos destinados a un uso exclusivamente corporativo.

Para evitar estas dos situaciones, la empresa debería actuar de forma regular, aplicando los medios necesarios para conseguir las dos finalidades legitimadas por el artículo 87.2 de la LOPD:

  1. Controlar del cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias por parte del trabajador.
  2. Garantizar la integridad de los dispositivos.

La secuencia completa sería, en consecuencia, la siguiente:

  1. Principio general de derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales corporativos.
  2. Excepción relativa a los dispositivos en los que se ha prohibido el uso personal.
  3. Acciones dirigidas a mantener la excepción:
    1. Asegurar el cumplimiento de la prohibición de un uso personal.
    2. Evitar la tolerancia de dichos incumplimientos.
    3. Enviar recordatorios y mensajes de concienciación.
    4. Exigir el borrado periódico de los contenidos infractores.
    5. Realizar inspecciones dirigidas a evitar incumplimientos.
    6. Sancionar el incumplimiento.
    7. Eliminar los contenidos que generen un riesgo para la integridad.
    8. Aplicar un protocolo adecuado de desvinculación del trabajador, que permita asegurar que no deja contenidos privados en ningún dispositivo.

Habrá, por lo tanto, dos protocolos de acceso:

  1. Protocolo de acceso a los dispositivos en los que se ha permitido el uso personal.
  2. Protocolo de acceso a los dispositivos en los que se ha prohibido el uso personal.

El segundo protocolo deberá estar basado en la realización previa de las acciones dirigidas a asegurar que el dispositivo inspeccionado no contiene comunicaciones ni contenidos privados.

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Datos y conclusiones de las notificaciones relativas a brechas de seguridad realizadas a la AEPD desde el 25/05/18

Analizar los datos relativos a las brechas de seguridad que se han notificado hasta ahora a la AEPD puede ayudarnos a conocer las causas más habituales de los incidentes de seguridad y a identificar las medidas más eficaces para prevenirlas.

Desde el 25 de mayo de 2018 hasta el 31 de marzo de 2019, los datos publicados por la AEPD indican que el número de notificaciones relativas a brechas de seguridad recibidas por dicha Agencia superan las 800. Este número parece bajo si tienen en cuenta los siguientes escenarios que pueden ser considerados como una brecha de seguridad con violación de la confidencialidad de los datos:

  1. Cada vez que se pierde o es objeto de hurto o robo un dispositivo informático, la probabilidad de que contenga datos personales es alta.
  2. Cada vez que un empleado es víctima de un ataque que utiliza la ingeniería social, incluyendo el engaño, la suplantación de identidad, el phishing para acceder a datos o para instalar malware, la probabilidad de que este ataque genere una brecha de seguridad es alta.
  3. Cada vez que un empleado causa baja en una organización, especialmente en las áreas de marketing y comercial, la probabilidad de que conserve datos en su poder de forma no autorizada es alta.

Origen de las notificaciones

De acuerdo con los datos de la AEPD, el número de notificaciones realizadas por organizaciones privadas es muy superior al de las realizadas por organizaciones públicas.

Tipología de las brechas de seguridad

Podemos apreciar que la gran mayoría de las notificaciones se refieren a violaciones de la confidencialidad de los datos, es decir, a incidentes de seguridad que han permitido un acceso no autorizado o una divulgación no autorizada de los datos personales. Ello permite actualizar el mapa de riesgos y optimizar el esfuerzo realizado en medidas de seguridad, confirmando que los riesgos que tienen mayor probabilidad son los relacionados con la confidencialidad de los datos. También permite acumular los esfuerzos realizados en materia de protección de los activos intangibles a las medidas derivadas de la reciente normativa relativa a los secretos empresariales.

Medios de materialización de las brechas de seguridad

Se confirma la sospecha de que el usuario sigue siendo el elemento más débil de la seguridad. Si analizamos los medios de materialización de las brechas de seguridad y agrupamos los que se tienen como origen un descuido, un engaño o cualquier otro escenario en la que la actuación del usuario puede provocar o facilitar la brecha de seguridad, veremos que son la mayoría. Por ello es necesario seguir reforzando la inversión en formación y concienciación. También es importante tener en cuenta que la violación de la confidencialidad puede producirse de manera verbal.

Contexto y nivel de intencionalidad

Se puede comprobar que cuando el origen es interno, los incidentes provienen generalmente de un descuido o de otras causas no intencionadas. Por el contrario, cuando el origen es externo, la mayor parte de los incidentes son intencionados. Entendemos que los incidentes externos no intencionados provienen en su mayoría de los encargados del tratamiento que no han invertido suficientes medidas de seguridad para la protección de los datos tratados. Ello confirma la necesidad de extremar el control sobre los proveedores críticos y de verificar el alcance real de las certificaciones ISO 27001 aportadas.

NOTA: pueden producirse pequeñas discrepancias en la suma de cada tabla a causa de la conversión de porcentajes a unidades en relación a los datos de origen del año 2018.

FUENTE DE LOS DATOS: Agencia Española de Protección de Datos.

 

Derecho a la desconexión y derecho a la conexión

Aprovecho el dia de hoy para tratar un tema que está relacionado con el artículo “¿Cuánto cuesta el uso personal de Whatsapp a las empresas?” que escribí en 2013. Se trata del derecho a la desconexión digital, del que estamos todos muy orgullosos, porque es un indicador de que vivimos en el primer mundo y hemos subido un escalón más en la pirámide de Maslow.

Como todos sabemos, se trata de un derecho importado, que, por cuestiones culturales, en España se encuentra con un gran escollo: la productividad.

Si a todo derecho le corresponde una obligación, es evidente que al derecho a estar desconectado fuera del horario laboral le corresponde la obligación de estar conectado durante la jornada laboral. En otras palabras, el derecho de la empresa a que el trabajador esté conectado al trabajo durante la jornada laboral.

En el sector servicios he oído varias veces la frase: “Sé que mi nivel de productividad es bajo, pero lo compenso fuera del horario laboral”. Las personas que pensaban así, ahora tienen un argumento para desconectar fuera del trabajo y para rendir más en el trabajo, pero la experiencia nos dice que no va a ser así. Lo más habitual es que el peso de un nuevo derecho sea superior al de una antigua obligación, cuyo incumplimiento se justifica por el hecho de que todos lo hacemos. Todos somos improductivos.

Además, esto de conciliar se nos da fatal. Muchos de nosotros nos concentramos más en casa que en el despacho. En mi caso personal, mi forma de combatir el estrés en el trabajo reside justamente en saber que puedo reservar un par de horas de trabajo plácido y de alto rendimiento el sábado a primera hora. Pero cuando ello no es posible, tengo que encontrar la manera de concentrarme en el despacho, aislando mi lugar de trabajo para protegerme de cualquier interrupción interna o externa.

El alto coste del alquiler de los despachos ha hecho que las empresas evolucionen hacia espacios diáfanos en los que se identifica claramente a los adictos al WhatsApp, a los narradores de historias graciosas y a los que practican el absentismo presencial. Desde que surgió la versión web de WhatsApp, el primer grupo se ha fusionado parcialmente con el tercero en las empresas que no lo han bloqueado.

La persona que ha dedicado un 20 o un 30% de su jornada laboral a cuestiones extralaborales tiene todo el derecho del mundo a no contestar un mensaje de correo electrónico urgente un viernes a las 14:10. Puede no ser justo, puede que la relación no esté equilibrada, pero tiene todo el derecho del mundo. Igual que tiene todo el derecho del mundo a no vivir en un país donde se trabaja en silencio, se trabaja de forma más eficiente, y a lo largo de la semana se va adquiriendo el derecho a apagar el móvil el viernes a las dos en punto.

ADENDA

Cabe añadir que el trabajador tiene libertad para adoptar los niveles de desconexión que considere oportunos, entre los que destacan los siguientes:

Nivel 1 – Dispositivo corporativo apagado.
Nivel 2 – Dispositivo corporativo encendido sin lectura de los mensajes.
Nivel 3 – Dispositivo corporativo encendido con lectura de los mensajes y sin respuesta.
Nivel 4 – Dispositivo corporativo encendido con lectura de los mensajes y con respuesta.

Cinco nuevas circulares de la Fiscalía General del Estado con contenido tecnológico

La Fiscalía General del Estado acaba de publicar las siguientes circulares:

  1. Circular 1/2019 sobre disposiciones comunes y medidas de aseguramiento de las diligencias de investigación tecnológica en la Ley de Enjuiciamiento Criminal.
  2. Circular 2/2019 sobre interceptación de comunicaciones telefónicas y telemáticas.
  3. Circular 3/2019 sobre captación y grabación de comunicaciones orales mediante la utilización de dispositivos electrónicos.
  4. Circular 4/2019 sobre utilización de dispositivos técnicos de captación de la imagen, de seguimiento y de localización.
  5. Circular 5/2019 sobre registro de dispositivos y equipos informáticos.

Acciones a realizar por un DPO con recursos insuficientes

Son muchas las empresas que han nombrado un DPO y no lo han dotado de recursos suficientes para realizar su función. En este artículo analizaremos las acciones que puede realizar el DPO para superar esta situación, agrupándolas en dos apartados: (1) En un mundo ideal, en el que se platean las acciones que un DPO puede desarrollar en un plano teórico y (2) En el mundo real, en el que comentamos las acciones más prácticas que puede realizar un DPO al que no le queda otra opción que adaptarse a un esquema low cost.

EN UN MUNDO IDEAL

Infracción grave

El artículo 38.2 del RGPD, impone al responsable del tratamiento la obligación de facilitar al DPO los recursos necesarios para el desempeño de sus funciones. El incumplimiento de esta obligación es una infracción grave, prevista en el artículo 83.4.a del RGPD.

Es evidente que el DPO no va a denunciar a la empresa que lo ha contratado, pero al menos puede argumentar que la asignación de recursos insuficientes a un DPO es una infracción tan grave como no tener DPO, cuando es exigible su nombramiento. Este argumento se basa en la necesidad de dar coherencia al nombramiento del DPO, dándole recursos para evitar que su función quede sin cumplir. También se basa en el riesgo de que la insuficiencia de recursos quede acreditada en una inspección de la autoridad de control y se imponga la correspondiente sanción.

Posición correcta

Otra acción a realizar en el plano teórico es verificar que la posición del DPO en el organigrama de la empresa es la adecuada. De acuerdo con el artículo 38.3 del RGPD el DPO rendirá cuentas directamente al más alto nivel jerárquico y no recibirá ninguna instrucción en lo que respecta al desempeño de sus funciones. Si el DPO no está en esa posición, su independencia no está garantizada y se producirá una infracción grave del RGPD, al incumplir las obligaciones establecidas en el artículo 38 del RGPD.

En la rendición de cuentas, el DPO puede reiterar la necesidad de contar con más recursos, o de ocupar una posición más cercana al nivel jerárquico más alto, dejando constancia del riesgo de infracción grave del RGPD en ambos casos.

Delegación de autoridad

Otra anomalía consiste en que el DPO no tenga la autoridad suficiente, tanto a nivel jurídico como práctico. Ello se traducirá en una escasa eficacia de las instrucciones dirigidas al negocio, de la actividad de supervisión y de la aplicación del principio de privacidad desde el diseño. Un ejemplo clásico es el de las campañas de marketing que se diseñan, se elaboran sin contar con el DPO hasta la fase final, previa al lanzamiento.

En este caso el DPO debe realizar un esfuerzo adicional para demostrar la utilidad de la labor preventiva, sensibilizando al negocio sobre la necesidad de revisar con suficiente antelación cualquier iniciativa que pueda tener impacto en materia de privacidad. La delegación de autoridad debe contribuir al objetivo de que el negocio tenga un nivel de sensibilización y alerta adecuado sin tener que recurrir a mensajes apocalípticos ni al constante envío de noticias sobre incidentes de seguridad e infracciones en otras empresas. Aunque ello sigue siendo bastante efectivo en la práctica.

Justificación del presupuesto

Siguiendo en el plano teórico e ideal, el presupuesto del DPO se puede justificar fácilmente siguiendo los siguientes pasos:

  1. Elaboración de una lista de tareas a realizar, clasificándolas en función del nivel de criticidad y de la gravedad de las infracciones que pretenden evitar.
  2. Cuantificación de la carga de trabajo del DPO a través de la asignación de un tiempo estimado de dedicación a cada tarea.
  3. Suma del total de horas necesarias para realizar las tareas recurrentes y puntos de verificación.
  4. Cálculo del equipo necesario para realizar las tareas seleccionadas, teniendo en cuenta que cada persona dedica toda su jornada laboral a esta función, es decir, entre 1.700 y 1.800 horas al año.

En la lista de 364 tareas derivadas del RGPD elaborada por nuestro despacho, la suma total del tiempo de dedicación asciende a más de 4.000 horas al año, lo cual sugeriría un equipo ideal de al menos 2 personas a jornada completa para una gran empresa. Estas cifras pueden cambiar en función del sector al que pertenece la empresa (B2B o B2C) y del número de empresas que formen el grupo.

Estos pueden ser los datos a utilizar en el momento de justificar y negociar el presupuesto. Otra cosa es conseguirlo.

Cabe añadir que la externalización total o parcial de las funciones del DPO puede permitir un ahorro importante gracias a la especialización en la materia y al uso de una metodología orientada a la eficiencia operativa.

Comparativa con otros riesgos de incumplimiento

Cabe añadir a la lista de argumentos el hecho de que la normativa de protección de datos ha llegado a un nivel de complejidad, probabilidad e impacto que no tiene nada que envidiar a otras normativas, como la tributaria o la laboral. Si la prevención de los riesgos tributarios, contables, laborales y societarios tienen asignados unos recursos internos y externos proporcionados a su complejidad, probabilidad e impacto potencial, es lógico que el DPO también cuente con recursos similares.

Sensibilización de los directivos que tienen que aprobar el presupuesto

Dado que estamos hablando de cumplimiento normativo, en la tarea de concienciación de los directivos que tienen que aprobar su presupuesto, el DPO puede aprovechar algunos de los 25 argumentos que en su día elaboramos para el Compliance Officer.

EN EL MUNDO REAL

Creación de una estructura de control

Si el DPO no consigue presupuesto para disponer de un equipo propio o externo, deberá recurrir a los recursos internos de la empresa. Ello significa utilizar la estructura de control ya existente, estableciendo una colaboración directa con los responsables de las distintas funciones de control, siempre que ello no afecte a su independencia ni genere conflictos de interés.

Otra opción consiste en que el DPO cree su propia estructura de control. Para ello puede solicitar la colaboración de los responsables internos de cada tratamiento, a los que identificó en el momento de realizar el registro de actividades de tratamiento. Estos responsables deben asumir la ejecución de cada tarea o delegarla a otros miembros de su equipo.

Si el DPO no ha conseguido la suficiente delegación de autoridad, deberá utilizar habilidades de comunicación y persuasión que le permitan conseguir la colaboración de los distintos departamentos en la creación de la estructura de control.

Asignación de tareas periódicas

Una vez creada la estructura interna de control, habrá que distribuir las tareas relacionadas en la lista de tareas recurrentes y puntos de verificación antes comentada. La asignación de estas tareas requerirá la correspondiente formación, que puede impartirse de forma presencial o a través de fichas, manuales o tutoriales en vídeo que puede elaborar el propio DPO. También puede utilizar los elaborados por nuestro despacho.

Seguimiento de la ejecución de las tareas

Al delegar una buena parte de las tareas recurrentes, el DPO podrá destinar más tiempo al seguimiento y a la supervisión de su ejecución. Este trabajo puede hacerse de forma manual o incluso se puede automatizar con aplicaciones genéricas de gestión de proyectos o con aplicaciones especializadas como Compliance 3.0.

Recogida de evidencias

Finalmente, y de acuerdo con el principio de responsabilidad proactiva establecido en el artículo 5.2 del RGPD, el DPO deberá utilizar la estructura de control creada para obtener las pruebas que acrediten la ejecución de las acciones de prevención y control, así como el cumplimiento del RGPD y de la LOPD. La conservación ordenada de estas pruebas puede realizarse a través de un sistema de gestión documental genérico o a través de un repositorio de evidencias especializado y con sellado de tiempo automático, como el de la aplicación Compliance 3.0.

La creación de una cultura de cumplimiento en materia de protección de datos es un objetivo que necesita un tiempo de maduración cuya duración depende mucho del sector al que pertenece la empresa. Mientras se alcanza el nivel de madurez apropiado, el DPO puede argumentar que los recursos destinados al cumplimiento del RGOD y la LOPD no son un gasto únicamente asociado al cumplimiento, sino también una inversión destinada a proteger otros activos intangibles que conviven con los datos personales en los mismos sistemas informáticos: la información confidencial, la información privilegiada, la propiedad intelectual y la propiedad industrial.

 


 

ACTUALIZACIÓN – 09/03/2019

Añado al artículo las aportaciones de Jordi Civit, al que agradezco su colaboración.

Nombramiento voluntario del DPO

En el supuesto que el nombramiento del DPO haya sido voluntario, por no cumplir con las exigencias que establece el Reglamento, cabe recordar que la gravedad del incumplimiento es la misma ya que en el caso de dicha designación voluntaria le atienden las mismas obligaciones al responsable del tratamiento.

Relación de controles asignados a los responsables

Como último recurso, cabría la posibilidad que el DPO defina una relación de controles a llevar a cabo por parte de los Responsables de las diferentes actividades de tratamiento de la organización con objeto de remitir una autoevaluación de controles que deban ser valorados de forma objetiva por su parte. De esta forma se conseguirían dos objetivos, i) el DPO demostraría diligencia en la supervisión y asesoramiento de la organización en cuanto el cumplimiento normativo y; ii) el Responsable del tratamiento sería consciente de las obligaciones que le atienden así como de las acciones que debería llevar a cabo (son los controles) para alinearse con la regulación.

Reputación empresarial

Adicionalmente, y como activo intangible más importante a proteger por parte de las organizaciones estaría la REPUTACIÓN EMPRESARIAL.
¿Se ha parado su organización a reflexionar sobre la dificultad de conseguir la fidelidad de sus consumidores? La confianza es una labor que se trabaja día a día, y que cuesta mucho alcanzar pero cuesta muy poco perder.

Jornadas de sensibilización

En aquellas organizaciones donde sea difícil evidenciar el valor de la función del DPO, es recomendable que se realicen jornadas de sensibilización con la Dirección o las diferentes áreas que componen la organización.
El hecho de realizar una jornada específica puede dificultar la captación de la atención, es por ello que es recomendable participar como un ponente más en jornadas de reuniones departamentales o ejecutivas que puedan realizarse. En dicho foro, es el momento de exponer los objetivos de la organización en materia de Privacidad, las obligaciones que nos atienden por nuestra práctica sistemática así como los riesgos a los que estamos sujetos.
A la hora de mostrar la debida diligencia, por parte del DPO, es importante mantener un registro de los asistentes y la duración de dichas jornadas.
Como se comentaba anteriormente, es importante una adecuada gestión de la comunicación con las Direcciones de las diferentes áreas de negocio con objeto de que vean con buenos ojos la participación en dichas reuniones, así como evidenciar el beneficio que les pueda suponer a ellos como responsables de las actividades de tratamiento de la organización.

Publicar Infografía o resúmenes periódicos

La gestión de la comunicación es un factor fundamental para ir creando las estructuras de control necesarias en las organizaciones. Una acción bastante sencilla y que puede tener una gran repercusión es la creación de breves resúmenes con aspectos más relevantes a tener en cuenta en la operación habitual de la organización. Incluso, se podrían desarrollar una relación de DO’s & DONT’s a llevar a cabo por cada una de las áreas de negocio en base al nivel de aplicación del reglamento en sus tratamientos de datos. Si se dispone de un portal interno, o repositorio común de información, es importante que se publique y se encuentre dicha información disponible para consulta de todos los colaboradores.