Nuevo Reglamento que equipara factura electrónica y factura en papel

El BOE de hoy publica el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Este reglamento, además de introducir la figura de la factura simplificada en las operaciones inferiores a 400 euros, aporta las siguientes novedades:

1. Garantiza la igualdad de trato entre las facturas en papel y las facturas electrónicas.

2. Introduce una nueva definición de factura electrónica.

3. Establece la obligación de los sujetos pasivos de garantizar que las facturas en papel o electrónicas reflejen la realidad de las operaciones que documentan durante toda su vigencia.

4. Esta exigencia no puede suponer la imposición de nuevas cargas administrativas a los empresarios o profesionales.

5. El sujeto pasivo podrá garantizar la autenticidad de las facturas electrónicas mediante los controles de gestión y pistas de auditoría usuales de su actividad empresarial o profesional.

6. La expedición de facturas por vía electrónica no queda sujeta al empleo de una tecnología determinada.

7. El EDI y la firma electrónica avanzada dejan de ser obligatorios.

8. Alternativamente, los interesados podrán garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura por otros medios que comuniquen a la Agencia Tributaria para su validación con carácter previo a su utilización.

9. Este trámite de validación previa no será obligatorio, ya que el nuevo Reglamento establece que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

10. Entre los medios de prueba que podrán ser utilizados se incluyen los controles de gestión usuales de la actividad empresarial que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios que la misma documenta.

En mi opinión, el Reglamento supone un gran avance en la simplificación de la factura electrónica y elimina unos obstáculos que imposibilitaban su uso uniforme en las empresas y en los estados miembro de la Unión Europea, como comentaba en el post de hace unos días.

Factura electrónica vs. factura en PDF

En pocos casos he visto un divorcio tan claro entre la teoría de la ley y la práctica de las empresas. El legislador ha establecido un marco jurídico para que las empresas emitan, reciban y almacenen las facturas en formato electrónico, pero la mayoría de las empresas están enviado y recibiendo facturas por correo electrónico en formato PDF sin autentificar.

Salvo las empresas que emiten o reciben grandes volúmenes de facturas, y que disponen de plataformas de facturación electrónica por razones de eficiencia, el resto de las empresas consideran mucho más ágil, económico y práctico trabajar con PDFs sin autentificar.

Ello es debido a que ha desaparecido el concepto de factura original. Tan original es la factura que un proveedor nos envía en papel como la que nos envía en PDF. Hoy en día pocas empresas utilizan facturas de imprenta, ya que es mucho más práctico imprimir cualquier documento en papel en blanco que ir cambiando el tipo de impreso, con el riesgo adicional de que los datos no aparezcan en las casillas correspondientes.

Ello hace que no haya diferencia entre la factura en papel impresa por el emisor y la factura en papel impresa por el cliente a partir de un PDF enviado por el emisor. Incluso puede ser de mayor calidad la factura impresa por el cliente si éste tiene una impresora superior o en mejor estado de mantenimiento.

El legislador considera que “las facturas deben conservarse en el soporte en que originalmente fueron expedidos y recibidos, pues de esta forma se asegura la posibilidad de que pueda verificarse en todo momento que se trata de originales” (Exposición de motivos de la Orden EHA/962/2007). Pero ¿cómo puede verificarse que una factura en papel es original y que la ha emitido realmente el emisor?

Como he dicho, la tecnología digital ha hecho desaparecer el concepto de factura original, pero como ocurre en otras normas, el legislador exige más requisitos de autenticidad al formato digital que al formato papel.

¿Qué garantías de autenticidad tiene la factura en papel? Cualquiera podría haberla creado. Al menos el PDF, aunque no esté autentificado, se envía desde una dirección de correo electrónico con el dominio de la empresa emisora que tiene más garantías de trazabilidad que un sobre enviado por correo postal.

Pero lo más rocambolesco es exigir digitalización certificada para poder conservar una factura en papel en formato digital. El proceso de digitalización certificada exigido en la ley ofrece el mismo resultado escaneando una factura original y una factura falsa, ya que el papel no incorpora ningún atributo de autenticidad. Y más rocambolesco todavía exigir que la versión en papel de la factura electrónica reproduzca sus elementos de autentificación.

Entiendo que debería considerarse factura cualquier documento, en formato papel o digital, que cumpla los requisitos de la factura (Numeración, fecha, nombre, domicilio y CIF del emisor y del receptor, concepto, tipo impositivo del IVA, cuota tributaria…) y no debería exigirse ningún requisito de autenticidad al formato digital que no cumpla el formato papel.

En una época difícil como la actual, las cosas tienen que ser fáciles. El legislador tiene que hacer un esfuerzo para eliminar las complicaciones legales innecesarias y permitir que los empresarios, y especialmente los emprendedores, puedan dedicarse a lo básico y esencial, que es su negocio.

Últimos datos sobre facturación electrónica

Computerworld resume en un artículo los últimos datos respecto a la factura electrónica en Europa, de los que cabe destacar los siguientes:

  1. Facturas en papel estimadas para 2010 en Europa: más de 30.000 millones.
  2. Facturas electrónicas estimadas para 2010 en Europa: 2.200 millones.
  3. Crecimiento respecto al año anterior: 37%.
  4. Ahorro previsto para las empresas por la aplicación de la Directiva: 18.000 millones de euros.
  5. Plazo para que las legislaciones estatales equiparen la factura electrónica a la de papel: 2013.
  6. Fecha prevista para disponer de un estándar común: verano de 2010.
  7. Estándar común previsto: UNCEFACT Cross-Industry Invoice (CII) v.2. 

Información adicional: http://www.facturae.es

Nueva propuesta sobre facturación electrónica

La Comisión Europea ha presentado una propuesta encaminada a promover el uso de la facturación y conservación electrónica de facturas, mediante la armonización y simplificación de las normas europeas en materia del IVA, que podría traducirse en un ahorro de unos 18 billones de euros para las empresas europeas. 

La iniciativa, que ha contado con la opinión de las autoridades fiscales nacionales, está enmarcada en el ambicioso plan de la propia Comisión que pretende alcanzar en 2012 una reducción de hasta un 25% en las cargas administrativas de las empresas en el ámbito de sus procesos de facturación.

En el marco de la colaboración entre PwC y la Comisión Europea, la firma realizó una encuesta entre 121 empresarios europeos sobre facturación electrónica. Entre otras conclusiones se puso de manifiesto el importante incremento de estos procesos respecto a la última consulta en 2005. En este sentido, gran parte de los encuestados reconocieron una mayor eficiencia e importantes ahorros gracias a este tipo de procedimientos, si bien identificaron numerosos obstáculos que aún hacen impracticable realizarla con total seguridad. Así, más de la mitad afirmó que, a pesar de emitir sus facturas por medios electrónicos, todavía conservan copias en soporte papel ante la incertidumbre sobre la validez del sistema, algo que impide obviamente el tan deseado ahorro de costes. 

A raíz de esta encuesta y de otros estudios PwC ha desarrollado una serie de recomendaciones para armonizar y simplificar la regulación actual e impulsar el cambio efectivo a la gestión electrónica de facturas.

Igualdad entre facturas electrónicas y en papel


En la actualidad, la posibilidad de emitir facturas por medios electrónicos requiere del previo consentimiento del futuro receptor de las mismas. Pues bien, la primera medida recomendada por PwC aboga por la eliminación de este requisito.

Para la remisión de facturas por medios electrónicos, PwC propone abandonar los tres métodos actuales (EDI, firma electrónica u otros autorizados individualmente) y admitir cualquier sistema que garantice la autenticidad e integridad de las facturas sobre la base de una buena documentación de los procesos mediante determinadas soluciones tecnológicas u otros métodos aceptables de control interno. A esta solución se podría llegar utilizando las propias soluciones de facturación de la empresa o incluso externalizando el procedimiento a una plataforma de facturación. 

Hacia una legislación en materia del IVA clara e inequívoca


La principal aspiración no es otra que la total armonización en las regulaciones nacionales del IVA. Para PwC en operaciones transfronterizas, se debería atender a la normativa del país donde se encuentra establecido el proveedor y desde donde se efectúa la entrega o se preste el servicio, al margen de las reglas de localización de las operaciones. Esto eliminaría en gran parte la incertidumbre de muchos operadores que, en la práctica, no saben a qué reglas en materia de facturación deben someterse cuando realizan operaciones de comercio exterior o deslocalizadas.

Del mismo modo el texto comunitario establece la exigencia, en determinados supuestos, de hacer referencia bien a la normativa nacional, a la Directiva del IVA o al hecho de que la operación esté exenta, no sujeta o al amparo de la regla de inversión del sujeto pasivo. Para Alberto Monreal, socio de Landwell – PwC: “En operaciones transfronterizas, el obligado a la expedición de la factura tendría que hacer referencia a la Directiva del IVA. Por poner sólo un ejemplo: ¿Deberíamos exigirle a un empresario español que recibiera una factura de su proveedor alemán un conocimiento de la ley del IVA de ese país? No parece muy lógico, la verdad. La referencia debería hacerse a la Directiva del IVA, cuyo texto y articulado es único para todos. ”

Conservación de facturas en el país elegido


PricewaterhouseCoopers propone dar libertad a los operadores a la hora de seleccionar el lugar donde desean conservar sus facturas, sin más requisitos que garantizar la rápida accesibilidad a esta documentación. La subcontratación del proceso de conservación en el país elegido sería así también posible, algo muy demandado por los operadores en la actualidad. 

Medidas adicionales


PwC propone armonizar la fecha límite de expedición de las facturas y fijarla en los 15 días siguientes al devengo del Impuesto. La firma también aboga por la armonización de la facturación a particulares entre los países miembros. En la actualidad existen países donde la factura completa es obligatoria, mientras que en otros -como España- se permite la expedición de tickets en determinados sectores y actividades. Pero aún más, entre los países que permiten la expedición de tickets, existen otras muchas diferencias, así en Italia, por ejemplo, no se exige la consignación expresa el tipo impositivo mientras que en España sí (o bien la expresión “IVA incluido”).

La armonización del periodo de conservación de las facturas en el ámbito del IVA, es otra de las propuestas. En la actualidad, frente a los cuatro años que se exigen en España y en Italia, nos encontramos con los diez en Portugal, Bélgica, Alemania o Luxemburgo; o seis años que se exigen en Reino Unido, Irlanda o Francia.

España entre los pioneros

España es uno de los países pioneros en el impulso a la utilización de la factura electrónica, gracias a la normativa aprobada durante el año 2007 sobre la materia, y en especial a la Ley de Impulso a la Sociedad de la Información. Sin embargo, a pesar del desarrollo legislativo la utilización de la factura electrónica no está tan extendida como se pretendía en un principio, algo a lo que podrían contribuir las medidas recomendadas por PwC y la iniciativa de la Comisión Europea.

Publicada la LISI

El Boletín Oficial del Estado publica hoy la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, también conocida por LISI, que ha sido objeto de un amplio debate en la red. La ley entrará en vigor de forma inmediata, salvo en lo relativo a:

  1. Las obligaciones de información sobre seguridad, que entrarán en vigor a los tres meses de la publicación en el BOE.
  2. La obligación de disponer de un medio de interlocución telemática para la prestación de servicios al público de especial trascendencia económica, que entrará en vigor a los doce meses.
  3. La posibilidad de sancionar con a arreglo a la LOPD determinados incumplimientos de la Ley de ordenación del comercio minorista, que también entrará en vigor a los doce meses.

Acceso al texto completo de la ley (PDF)

Facturas telemáticas para la Administración Central

El BOE de hoy publica la Orden PRE/2971/2007 por la que se regula la emisión de facturas por medios electrónicos cuando los destinatarios de las mismas sean la Administración General del Estado o cualquier organismo vinculado o dependiente de ella. La Orden establece los requisitos técnicos que deben cumplir estas facturas y la obligación de utilizar una firma electrónica avanzada para garantizar su autenticidad e integridad. Dichos requisitos técnicos se describen ampliamente en el portal http://www.facturae.es en el que también pueden encontarse distintas herramientas de conversión al formato requerido por la Orden. La firma electrónica deberá ajustarse a la especificación XML- (XAdES), ETSI TS 101 903.3.

Publicada la orden de desarrollo de la factura telemática

El boe del día 14/04/2007 publica la Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Los puntos básicos de la Orden son los siguientes:

1. El emisor de una factura podrá remitirla al destinatario utilizando medios electrónicos.

2. Los medios utilizados deberán garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.

3. Para ello será válida cualquier firma electrónica reconocida, de acuerdo con la definición según el artículo 3.3 de la Ley 59/2003.

4. El destinatario deberá haber dado previamente su consentimiento.

5. También será válido un sistema EDI que cumpla los requisitos de autenticidad e integridad.

6. El contribuyente podrá solicitar a la Agencia Tributaria que autorice su propio sistema de facturación electrónica.

7. El obligado tributario podrá realizar una digitalización certificada de las facturas en papel que deba conservar. La imagen digitalizada deberá tener un nivel de resolución adecuado e ir firmado con firma electrónica.

En mi opinión, y teniendo en cuenta las escasas garantías de autenticidad e integridad de las facturas emitidas en papel, resulta desproporcionado el requisito de la firma electrónica avanzada tanto en la remisión como en la conservación de las facturas. Considero que constituye un agravio comparativo para el uso de medios telemáticos y entorpece el impulso que se pretende dar a la Sociedad de la Información.

Acceso al texto completo de la Orden

Resumen Proyecto Ley Impulso Sociedad de la Información

El Consejo de Ministros aprobó ayer la remisión a las Cortes Generales del Proyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Entre las principales novedades del Proyecto de Ley destacan las siguientes:

1. Obligación de facilitar interlocución por Internet con sus clientes a las grandes empresas  que presten servicios electricidad, agua, gas y telecomunicaciones.

2. Plan para la generalización del uso de la factura electrónica en España.

3. Regulación de las subastas electrónicas entre empresas (B2B).

4. Flexibilización de las obligaciones relativas a las comunicaciones comerciales.

5. Flexibilización de los requisitos para la contratación por vía electrónica, en especial a través de móviles.

6. Clarificación de las reglas de valoración de la firma electrónica en juicio.

7. Clarificación del marco regulador para la restricción de servicios. La autorización de la restricción de páginas de Internet, cuando ésta afecte a los derechos y libertades de expresión e información, sólo podrá ser ejercida por los órganos jurisdiccionales competentes.

8. Obligación de los proveedores de acceso a Internet de informar a sus usuarios sobre medios técnicos que permitan la protección frente a los problemas de seguridad en Internet (virus informáticos, programas espías, "spam") y sobre las herramientas para el filtrado de contenidos no deseados.

9. Internet más accesible para discapacitados y personas de edad avanzada

10. Refuerzo de la protección de los derechos de los usuarios en materia de telecomunicaciones. El Proyecto de Ley tipifica de manera expresa como infracción administrativa la vulneración por parte de los operadores de los derechos de los consumidores y usuarios en el ámbito de las telecomunicaciones.

11. Mayor extensión geográfica de la conectividad de banda ancha

12. Disponibilidad de nombres de dominio “.es” con caracteres propios de las lenguas españolas como la “ñ” o la “ç”