Nuevo Reglamento que equipara factura electrónica y factura en papel

El BOE de hoy publica el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Este reglamento, además de introducir la figura de la factura simplificada en las operaciones inferiores a 400 euros, aporta las siguientes novedades:

1. Garantiza la igualdad de trato entre las facturas en papel y las facturas electrónicas.

2. Introduce una nueva definición de factura electrónica.

3. Establece la obligación de los sujetos pasivos de garantizar que las facturas en papel o electrónicas reflejen la realidad de las operaciones que documentan durante toda su vigencia.

4. Esta exigencia no puede suponer la imposición de nuevas cargas administrativas a los empresarios o profesionales.

5. El sujeto pasivo podrá garantizar la autenticidad de las facturas electrónicas mediante los controles de gestión y pistas de auditoría usuales de su actividad empresarial o profesional.

6. La expedición de facturas por vía electrónica no queda sujeta al empleo de una tecnología determinada.

7. El EDI y la firma electrónica avanzada dejan de ser obligatorios.

8. Alternativamente, los interesados podrán garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura por otros medios que comuniquen a la Agencia Tributaria para su validación con carácter previo a su utilización.

9. Este trámite de validación previa no será obligatorio, ya que el nuevo Reglamento establece que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

10. Entre los medios de prueba que podrán ser utilizados se incluyen los controles de gestión usuales de la actividad empresarial que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios que la misma documenta.

En mi opinión, el Reglamento supone un gran avance en la simplificación de la factura electrónica y elimina unos obstáculos que imposibilitaban su uso uniforme en las empresas y en los estados miembro de la Unión Europea, como comentaba en el post de hace unos días.

Factura electrónica vs. factura en PDF

En pocos casos he visto un divorcio tan claro entre la teoría de la ley y la práctica de las empresas. El legislador ha establecido un marco jurídico para que las empresas emitan, reciban y almacenen las facturas en formato electrónico, pero la mayoría de las empresas están enviado y recibiendo facturas por correo electrónico en formato PDF sin autentificar.

Salvo las empresas que emiten o reciben grandes volúmenes de facturas, y que disponen de plataformas de facturación electrónica por razones de eficiencia, el resto de las empresas consideran mucho más ágil, económico y práctico trabajar con PDFs sin autentificar.

Ello es debido a que ha desaparecido el concepto de factura original. Tan original es la factura que un proveedor nos envía en papel como la que nos envía en PDF. Hoy en día pocas empresas utilizan facturas de imprenta, ya que es mucho más práctico imprimir cualquier documento en papel en blanco que ir cambiando el tipo de impreso, con el riesgo adicional de que los datos no aparezcan en las casillas correspondientes.

Ello hace que no haya diferencia entre la factura en papel impresa por el emisor y la factura en papel impresa por el cliente a partir de un PDF enviado por el emisor. Incluso puede ser de mayor calidad la factura impresa por el cliente si éste tiene una impresora superior o en mejor estado de mantenimiento.

El legislador considera que “las facturas deben conservarse en el soporte en que originalmente fueron expedidos y recibidos, pues de esta forma se asegura la posibilidad de que pueda verificarse en todo momento que se trata de originales” (Exposición de motivos de la Orden EHA/962/2007). Pero ¿cómo puede verificarse que una factura en papel es original y que la ha emitido realmente el emisor?

Como he dicho, la tecnología digital ha hecho desaparecer el concepto de factura original, pero como ocurre en otras normas, el legislador exige más requisitos de autenticidad al formato digital que al formato papel.

¿Qué garantías de autenticidad tiene la factura en papel? Cualquiera podría haberla creado. Al menos el PDF, aunque no esté autentificado, se envía desde una dirección de correo electrónico con el dominio de la empresa emisora que tiene más garantías de trazabilidad que un sobre enviado por correo postal.

Pero lo más rocambolesco es exigir digitalización certificada para poder conservar una factura en papel en formato digital. El proceso de digitalización certificada exigido en la ley ofrece el mismo resultado escaneando una factura original y una factura falsa, ya que el papel no incorpora ningún atributo de autenticidad. Y más rocambolesco todavía exigir que la versión en papel de la factura electrónica reproduzca sus elementos de autentificación.

Entiendo que debería considerarse factura cualquier documento, en formato papel o digital, que cumpla los requisitos de la factura (Numeración, fecha, nombre, domicilio y CIF del emisor y del receptor, concepto, tipo impositivo del IVA, cuota tributaria…) y no debería exigirse ningún requisito de autenticidad al formato digital que no cumpla el formato papel.

En una época difícil como la actual, las cosas tienen que ser fáciles. El legislador tiene que hacer un esfuerzo para eliminar las complicaciones legales innecesarias y permitir que los empresarios, y especialmente los emprendedores, puedan dedicarse a lo básico y esencial, que es su negocio.

Publicada la orden de desarrollo de la factura telemática

El boe del día 14/04/2007 publica la Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Los puntos básicos de la Orden son los siguientes:

1. El emisor de una factura podrá remitirla al destinatario utilizando medios electrónicos.

2. Los medios utilizados deberán garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.

3. Para ello será válida cualquier firma electrónica reconocida, de acuerdo con la definición según el artículo 3.3 de la Ley 59/2003.

4. El destinatario deberá haber dado previamente su consentimiento.

5. También será válido un sistema EDI que cumpla los requisitos de autenticidad e integridad.

6. El contribuyente podrá solicitar a la Agencia Tributaria que autorice su propio sistema de facturación electrónica.

7. El obligado tributario podrá realizar una digitalización certificada de las facturas en papel que deba conservar. La imagen digitalizada deberá tener un nivel de resolución adecuado e ir firmado con firma electrónica.

En mi opinión, y teniendo en cuenta las escasas garantías de autenticidad e integridad de las facturas emitidas en papel, resulta desproporcionado el requisito de la firma electrónica avanzada tanto en la remisión como en la conservación de las facturas. Considero que constituye un agravio comparativo para el uso de medios telemáticos y entorpece el impulso que se pretende dar a la Sociedad de la Información.

Acceso al texto completo de la Orden