Sellado de tiempo y custodia de evidencias de cumplimiento

Como ya comentamos al inicio de este año, estamos aprovechando el 30 aniversario de nuestra especialización para ampliar, mejorar y relanzar nuestros servicios.

Uno de ellos es el sellado de tiempo y la custodia de evidencias de cumplimiento con el fin de acreditar de forma indubitada la fecha de obtención de una evidencia en un proyecto de compliance. Este servicio se originó a partir de la necesidad de acreditar la existencia previa del control para poder acceder a la exención de responsabilidad penal o a la atenuación de las sanciones en sede administrativa.

El sistema también sirve para acreditar el contenido de los mensajes enviados a proveedores y clientes, así como los mensajes internos enviados como recordatorio de las obligaciones de control a los diferentes responsables.

Las principales finalidades del sellado de tiempo en un proyecto de compliance son, por lo tanto, las siguientes:

  • Prueba cronológica de la existencia de los controles normativos, de prevención, de detección y de mitigación.
  • Prueba cronológica de la idoneidad de los controles.
  • Prueba cronológica de la eficacia de los controles.
  • Prueba cronológica de las pruebas de estrés de los controles.
  • Prueba cronológica de los mensajes enviados a clientes y proveedores.
  • Prueba cronológica de los recordatorios enviados a los responsables de un control.

Las características principales de este servicio son las siguientes:

  • Sellado de tiempo automatizado.
  • Depósito notarial periódico.
  • Sellado de mensajes enviados en copia oculta o en abierto.
  • Dirección de mail de sellado única para cada cliente.
  • Entrega de evidencias a través de la aplicación Compliance 3.0.
  • Asociación entre evidencias y controles y evaluación continuada en la aplicación.
  • Verificación de las evidencias.
  • Custodia de las evidencias durante el plazo de prescripción de la infracciones.
  • Tarifa plana.
  • Alojamiento del repositorio de evidencias en un servidor español.
  • Protocolización notarial selectiva en caso de reclamación o juicio.
  • Ratificación en juicio.

En el gráfico adjunto se puede ver el proceso de sellado y custodia de las evidencias.

En el caso de precisar más información sobre este servicio se puede solicitar un dossier completo a xavier.ribas@ribastic.com

sellado

30 años

Mapa de controles y evidencias del control – Delito de corrupción

En el Boletín Oficial del Congreso de los Diputados del pasado 4 de octubre se publicó el Proyecto de Ley Orgánica de reforma del Código Penal (PDF), que confirma la importancia que tiene la prueba de la actividad de prevención y control previa a la comisión del delito e introduce el nuevo delito de omisión de medidas de control por parte de los directivos.

Nuestro despacho inicia hoy la publicación de una colección de mapas de controles y evidencias del control con el fin de ayudar a las empresas a cumplir los requisitos de prueba previstos en el proyecto para conseguir la exención de la responsabilidad penal por parte de las empresas y los directivos.

Este documento consiste en una hoja Excel con la lista de controles destinados a prevenir y detectar un delito concreto. Incluye la lista de evidencias a obtener para acreditar la existencia de cada control antes de la eventual comisión de un delito, así como la eficacia de dicho control.

El mapa de controles y evidencias publicado hoy corresponde a los delitos asociados a la corrupción pública, privada e internacional así como al tráfico de influencias.

El documento persigue los siguientes objetivos:

  • Identificar y seleccionar los controles que la empresa debe aplicar para prevenir y detectar este delito.
  • Identificar y seleccionar las pruebas que acrediten que los controles existen y son eficaces.
  • Identificar las posibles carencias de la empresa en materia de prevención y control.
  • Identificar riesgos no previstos por la empresa en su proyecto de corporate defense.
  • Conocer los controles que la empresa no está aplicando y que debería aplicar.
  • Ahorrar costes en un proyecto de corporate defense, al orientarlo directamente a las evidencias.
  • Dotar de un instrumento de gestión eficaz a las empresas que han decidido desarrollar internamente su proyecto de corporate defense.
  • Ayudar a la empresa a la preparación del “defense file” y el repositorio de evidencias del debido control.
  • Cumplir los requisitos establecidos para la exención de responsabilidad penal de las empresas.
  • Cumplir los requisitos establecidos para la exención de responsabilidad penal de los directivos en relación al nuevo delito de omisión de medidas de prevención y control previsto en el proyecto.

El mapa de controles y evidencias puede ir acompañado de los siguientes servicios:

  • Bolsa de horas de asesoramiento jurídico.
  • Sellado de tiempo de las evidencias para acreditar el momento de su creación.
  • Repositorio de evidencias online y offline.

Puede solicitar más información sobre el contenido y el precio de este documento a xavier.ribas@ribastic.com