Como ya comentamos al inicio de este año, estamos aprovechando el 30 aniversario de nuestra especialización para ampliar, mejorar y relanzar nuestros servicios.

Uno de ellos es el sellado de tiempo y la custodia de evidencias de cumplimiento con el fin de acreditar de forma indubitada la fecha de obtención de una evidencia en un proyecto de compliance. Este servicio se originó a partir de la necesidad de acreditar la existencia previa del control para poder acceder a la exención de responsabilidad penal o a la atenuación de las sanciones en sede administrativa.

El sistema también sirve para acreditar el contenido de los mensajes enviados a proveedores y clientes, así como los mensajes internos enviados como recordatorio de las obligaciones de control a los diferentes responsables.

Las principales finalidades del sellado de tiempo en un proyecto de compliance son, por lo tanto, las siguientes:

• Prueba cronológica de la existencia de los controles normativos, de prevención, de detección y de mitigación.
• Prueba cronológica de la idoneidad de los controles.
• Prueba cronológica de la eficacia de los controles.
• Prueba cronológica de las pruebas de estrés de los controles.
• Prueba cronológica de los mensajes enviados a clientes y proveedores.
• Prueba cronológica de los recordatorios enviados a los responsables de un control.

Las características principales de este servicio son las siguientes:

• Sellado de tiempo automatizado.
• Depósito notarial periódico.
• Sellado de mensajes enviados en copia oculta o en abierto.
• Dirección de mail de sellado única para cada cliente.
• Entrega de evidencias a través de la aplicación Compliance 3.0.
• Asociación entre evidencias y controles y evaluación continuada en la aplicación.
• Verificación de las evidencias.
• Custodia de las evidencias durante el plazo de prescripción de la infracciones.
• Tarifa plana.
• Alojamiento del repositorio de evidencias en un servidor español.
• Protocolización notarial selectiva en caso de reclamación o juicio.
• Ratificación en juicio.

En el gráfico adjunto se puede ver el proceso de sellado y custodia de las evidencias.

En el caso de precisar más información sobre este servicio se puede solicitar un dossier completo a xavier.ribas@ribastic.com