ARGUMENTO 14 – Estrategia de defensa basada en pruebas preconstituidas, ordenadas, centralizadas y con sello de tiempo (Defense file)

En España, y en general en los países mediterráneos, no existe una cultura de preconstitución de prueba y de preparación para el litigio. Igual que estudiamos los días antes del examen, en la mayoría de los casos nos preparamos para el litigio después de recibir el escrito de demanda o de querella.

El concepto anglosajón de “litigation readiness” sugiere una planificación dirigida a estar preparado para acreditar el cumplimiento ante la eventualidad de una reclamación en sede civil, penal o administrativa.

Este concepto, trasladado a nuestra aplicación Compliance 3.0, consiste en seleccionar, obtener, ordenar y archivar las evidencias que acreditan la existencia, la idoneidad y la eficacia de cada control, con la prueba cronológica añadida del sellado de tiempo o time stamping del documento probatorio.

Este “defense file” se crea de manera sistemática y automática al incorporar cada evidencia a la aplicación de manera asociada a cada control y tiene el objetivo de acreditar el esfuerzo realizado por la empresa para asegurar el cumplimiento en todos los niveles de la organización.

El primer efecto positivo de disponer de un repositorio de evidencias es emocional, ya que mitiga el pánico post-querella, que se ocasiona cuando el querellado ve que las pruebas exculpatorias están dispersas, en distintos departamentos, proveedores, auditores, gestores, abogados… o no existen.

La imagen de orden que ofrece la simple visualización de la aplicación y de los controles con sus evidencias asociadas es una prueba en sí misma de diligencia y de cultura de cumplimiento.

Finalmente, la empresa dispone de un arsenal de evidencias, que, sin ánimo de saturar al tribunal desde el punto de vista cuantitativo, permite realizar una selección de las más significativas y ofrecer, en una sola acta notarial, una estrategia de defensa robusta y eficaz, con el fin de conseguir el archivo de las actuaciones en la fase de instrucción.

Ver lista completa de los 25 argumentos a favor del compliance para directivos incrédulos.

Ver las principales funciones de la aplicación Compliance 3.0

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