Prevención de riesgos jurídicos en el uso corporativo de dispositivos personales

1. La privatización de los dispositivos móviles

Si hasta ahora los CIOs y los CISOs tenían que lidiar con el uso privado de los dispositivos corporativos por parte de los usuarios, ahora tienen que hacer frente al uso corporativo de los dispositivos privados, mucho más potentes y versátiles que los que la empresa pone a su disposición.

¿Qué genera más riesgo para una empresa? ¿Que el usuario instale la aplicación de Facebook en la BlackBerry corporativa o que sus hijos jueguen con el iPhone o el iPad privado con aplicaciones y datos corporativos?

La conclusión a la que han llegado muchas empresas es que el mayor riesgo radica en que el usuario corporativo no haga ni una cosa ni otra, es decir, que esté desconectado de la empresa y desaproveche el potencial de sus aplicaciones y comunicaciones para su trabajo. Por ello un buen número de empresas han decidido aceptar que el usuario utilice su propio dispositivo móvil para fines corporativos.

Esta es la tendencia que se esconde tras las siglas BYOD (Bring Your Own Device), que invitan al usuario a llevar su propio dispositivo móvil a la empresa. Esta estrategia se suma a otra que recibe el nombre de “consumerización” y que consiste en que la empresa integra como propios dispositivos diseñados para el consumidor final.

2. La entrada de los nativos digitales en las empresas

Las empresas son conscientes de que será muy difícil eliminar los hábitos de comunicación, multitarea, mensajería instantánea, trabajo en grupo y networking adquiridos por los nativos digitales, intentando que se adapten a aplicaciones que consideran obsoletas y aburridas.

Pero lo más difícil será pedirles que se olviden de sus preciados smartphones. La primera pregunta que harán cuando reciban su dispositivo móvil corporativo será: ¿Dónde están mi Facebook y mis amigos?

Las empresas tendrán que aceptar que sus usuarios tengan dos dispositivos móviles o apostar por la alternativa de integrar las aplicaciones corporativas en los smartphones privados de los usuarios. Y si la empresa no los seduce con sus aplicaciones, los usuarios pueden llegar a comunicarse más entre ellos con redes y entornos externos que con el correo corporativo.

Cisco ha reconocido recientemente que el secreto está en los contenidos y en la aplicaciones que entusiasman a los usuarios de las redes digitales. En julio de 2010 lanzó Cius, un tablet destinado a usos corporativos que cumplía los estándares de seguridad más habituales en las empresas y ofrecía compatibilidad con los protocolos de videoconferencia y los entornos de colaboración corporativos. Antes de cumplir los dos años de vida, Cisco anunció la retirada de este tablet del mercado, siguiendo el mismo camino que han seguido o seguirán otros fabricantes de dispositivos móviles que no responden al criterio dominante de consumo de contenidos, uso aplicaciones y acceso a redes sociales.

Ante la irrupción de los Android, los iPhone y los iPad en los entornos corporativos, la conclusión parece ser que, si la empresa no ayuda a sus usuarios a tratar datos corporativos en estos dispositivos con la debida seguridad, acabarán tratándolos igualmente de forma no segura creando situaciones de riesgo.

3. Normas técnicas y de seguridad

Una de las primeras medidas que deberán adoptar las empresas será incluir en sus políticas, los requisitos técnicos y de seguridad que deberán cumplir los dispositivos privados que alojen aplicaciones y datos corporativos. Estos cambios tendrán que reproducirse en las normas y procedimientos y en el documento de seguridad, dado que estamos hablando de terminales que tendrán acceso a ficheros con datos personales. La empresa deberá destinar un capítulo específico en estos documentos para los dispositivos privados.

También tendrá que regular el procedimiento de homologación de los distintos modelos de tablets y smartphones que existen en el mercado, la actualización periódica de la lista de dispositivos homologados por la empresa y las personas autorizadas para realizar esta función.

Deberán instalarse en los dispositivos certificados electrónicos que los identifiquen y autentifiquen dentro de la red corporativa, ayudando a gestionar la identidad y los privilegios de cada usuario y aplicación móvil. Ello permitirá, y de hecho ya permite, el uso de firma electrónica en el caso de directivos que deben autorizar constantemente operaciones y transacciones que antes les exigían una firma manuscrita.

La configuración remota deberá permitir alterar parámetros básicos como la longitud de las contraseñas, su nivel de complejidad o robustez y la exigencia de un salvapantallas con contraseña, entre otras.

Los terminales deben disponer de acceso mediante a VPN a los servidores de la empresa, con un nivel de cifrado que garantice el flujo información confidencial e incluso de datos personales de nivel alto. En el caso de cloud computing, deberá analizarse la conveniencia del uso de VPN o protocolos SSL.

También habrá que crear en los terminales áreas seguras o contenedores cifrados en los que se alojen los datos corporativos, añadiendo la posibilidad de borrarlos remotamente en el caso de que el dispositivo se pierda o el usuario cause baja en la empresa. Ello obligará a las empresas al uso de aplicaciones multiplataforma o de soluciones cloud, para evitar el mantenimiento remoto y el esfuerzo de integración de los distintos sistemas operativos, modelos y marcas de dispositivo.

4. Normas de uso

Especial atención merece la redacción de las normas que los usuarios deberán cumplir, ya que hasta ahora todas las normas aceptadas se referían a dispositivos que eran propiedad de la empresa y puede causar extrañeza al usuario tener que aceptar normas para el uso de dispositivos que son suyos. En cualquier caso, esta obligación puede verse como la contrapartida a la enorme ventaja de no tener que llevar dos dispositivos móviles encima y es coherente con el hecho de que, a pesar de tratarse de un equipo propio, puede alojar datos personales de clientes e información crítica de la empresa.

Estas normas deberán ser aceptadas antes de la instalación de las aplicaciones corporativas en el dispositivo privado, sin perjuicio de la eventual aceptación a través de correo electrónico, en el momento de la instalación o a través del tradicional popup que ya incorporan algunas empresas en los ordenadores portátiles y de sobremesa para aceptar las normas en el momento del login.

Entre las obligaciones del usuario figurará la no modificación de los parámetros de seguridad, el mantenimiento y actualización del sistema operativo y de las aplicaciones, las limitaciones de uso, la realización de copias de seguridad y el cumplimiento de la normativa de protección de datos, entre otras. Si la empresa ha apostado fuertemente por el cloud computing será posible simplificar algunas obligaciones ya que, salvo en el caso de aplicaciones con sincronización en local, como el correo electrónico, la agenda y los contactos, el dispositivo carecerá de datos corporativos críticos, como los alojados en el ERP de la empresa. Pero ello obligará a seguir dando importancia a la prevención de la ingeniería social, mediante recomendaciones y formación que reduzcan los riesgos de phishing, pharming y cualquier otro engaño orientado a la obtención de contraseñas.

Las normas de uso deberán alertar al usuario sobre los posibles ataques a su privacidad que puedan afectar también a datos corporativos. El usuario tendrá la obligación de extremar la precaución en la descarga de aplicaciones para impedir la entrada de malware que pueda vulnerar la seguridad del dispositivo en sus cuatro capas: la propia aplicación, el hardware, la red y el sistema operativo. Las normas deben prohibir por lo tanto el jailbreak del dispositivo, es decir, la retirada de las limitaciones del sistema operativo para utilizar kernels modificados que posibiliten descargar aplicaciones no homologadas y alterar las medidas de seguridad establecidas por la empresa.

También deberá tenerse en cuenta que si el usuario le deja el iPad a sus hijos para que jueguen es muy probable que naveguen por Internet con criterios de prudencia muy distintos a los del usuario principal, lo cual tendrá sus consecuencias en materia de cookies y publicidad basada en el comportamiento (por ejemplo, el usuario empezará a recibir publicidad de videojuegos), pero también en materia de aceptación de condiciones generales de contratación, spam, malware y otras imprudencias propias de la cibercandidez.

5. Inspección de dispositivos móviles y obtención de pruebas

Otra cuestión a tener en cuenta es el progresivo traslado de los actos desleales, las infracciones y los delitos a los dispositivos móviles. Si un usuario ha decidido suministrar información confidencial a un competidor ya no tiene que extraerla de la empresa mediante acciones que pueden ser rastreadas. Sólo tiene que mostrar los datos en la pantalla de su tablet al comprador de la información.

La movilidad de los usuarios y de la información puede comportar nuevas amenazas y oportunidades. Actualmente, la localización de la información ha pasado a ser irrelevante. Como decía Manuel Castells en 2001, la información ya no es un activo a almacenar sino un flujo a optimizar.

Las características actuales de la información son, a los efectos de este apartado, las siguientes:

1. Puede ser generada en cualquier lugar y momento
2. Puede encontrarse en cualquier lugar: en la nube, en la empresa o en los dispositivos móviles
3. Puede ser compartida y reutilizada con mayor facilidad

Debido a estas características, el control y los esfuerzos destinados a la prevención e investigación de delitos e infracciones ya no recaerá tanto en los dispositivos como en la propia información, esté donde esté.

Un ejemplo claro de ello es la información que está en la nube. El cloud computing puede definir el escenario ideal de control e intervención, con un protocolo sencillo y unas medidas compatibles con el juicio de proporcionalidad. Sin embargo, la característica esencial de la dispersión hace difícil planificar que las pruebas de un delito estén en un entorno único y ordenado. Las pruebas pueden encontrarse en los servidores del proveedor, en los servidores del cliente, en los servidores del proveedor del cliente, en los servidores de la empresa y en los dispositivos de los usuarios. Por ello, habrá de actualizar los protocolos de investigación y obtención de pruebas para adaptarlos a este nuevo escenario, móvil, distribuido y cambiante.

El artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores y la doctrina unificada del Tribunal Supremo permiten a la empresa aplicar su actividad de control a los recursos TIC corporativos utilizados por sus usuarios, pero habrá que ser muy prudentes en la extensión de este control a los dispositivos que son propiedad de los usuarios. La capacidad de control de la empresa deberá quedar limitada exclusivamente a las áreas, aplicaciones y contenedores de información corporativa, sin perjuicio del posible análisis forense de todo el contenido del terminal en el seno de una investigación judicial, o con el consentimiento del usuario.

La actividad de prevención y control de la empresa puede tener distintos niveles de proactividad, que van desde la simple conservación de logs hasta la captura secuencial de pantallas sin intervención humana. Esta actividad deberá ser informada a los usuarios y deberá ser proporcional, idónea y necesaria para las finalidades de control previstas en las normas internas y en el ordenamiento jurídico. Los últimos cambios legislativos, entre los que destaca la reforma del Código Penal para dar cabida a la responsabilidad penal de las personas jurídicas, así como las tendencias modernas en materia de seguridad, inspiradas por un criterio de “confianza cero” hacen prever un incremento del control de las empresas sobre sus usuarios y una mayor exigencia de información sobre dicho control.

6. Otras implicaciones jurídicas

Como epílogo a estas reflexiones sobre el uso de dispositivos privados en entornos corporativos cabe enumerar otras consecuencias de la consumerización y del BYOD.

– El cloud computing ofrece mayores garantías para la continuidad del trabajo del usuario, a pesar de que el terminal utilizado no sea de la empresa. Si el usuario ha hecho sus deberes, toda la información estará en el servidor y la baja del trabajador o la pérdida del terminal no impedirán que el trabajo pueda ser continuado por otro usuario. Ello obliga a informar previamente a los usuarios sobre esta posibilidad y a actualizar los protocolos orientados a garantizar la continuidad del trabajo.

– En algunas funciones basadas en la movilidad, las empresas han explotado la capacidad de saber la localización exacta del usuario en cada momento, e incluso de conocer en tiempo real lo que está haciendo. En el caso de dispositivos propios, los usuarios mantienen el control sobre el GPS y pueden gestionar los privilegios de acceso de cada aplicación a los datos de localización. Ello puede exigir la inclusión en las normas de uso de una obligación de permanecer localizables dentro del horario laboral. Esta obligación debe ir acompañada de la necesaria información sobre las posibles finalidades de la geolocalización: optimización de rutas, control de flotas, tracking del transporte de productos y pasajeros, control del absentismo laboral, detección de incumplimientos contractuales, etc.

– Las empresas van creando progresivamente manuales o guías donde recogen buenas prácticas en el uso de las redes sociales. El comportamiento de un usuario en las redes sociales puede cambiar en función de si el dispositivo utilizado es propio o de la empresa. Estos manuales deberán recordar que las obligaciones de confidencialidad respecto a información de la empresa y de sus clientes, no denigración de competidores, etc. no deben relajarse en ningún entorno.

– También hay que limitar la responsabilidad de la empresa respecto a los contenidos y aplicaciones que el usuario pueda alojar en la zona privada de su dispositivo personal. La empresa no tiene control sobre dicha área, pero el usuario debe ser consciente de que sus contenidos pueden llegar a ser asociados a la empresa, al coexistir con aplicaciones corporativas y al compartir una misma dirección IP. Puede ser recomendable pedir al usuario que respete en todo el dispositivo la normativa de propiedad intelectual e industrial y cualquier otra norma cuyo incumplimiento pueda generar responsabilidad para la empresa.

– En empresas multinacionales o en el caso de usuarios que viajen al extranjero, habrá que delimitar claramente las responsabilidades del usuario en relación al contrato que les une al operador, con el fin de evitar sorpresas por facturación adicional derivada de la itinerancia de datos.

Finalmente, y a pesar se ser algo ya mencionado en este artículo y presente en las medidas de los responsables de seguridad, es importante tener siempre a mano el “botón rojo”, es decir, la opción que va a permitir a la empresa desvincularse del dispositivo privado del usuario, borrando toda la información corporativa en el caso de pérdida, sustracción, baja del usuario en la empresa o mal uso del terminal.

Artículo publicado en e-Penteo

 


4 pensamientos en “Prevención de riesgos jurídicos en el uso corporativo de dispositivos personales

  1. Hola, Pero entonces que diferencia hay entre ensenyar informacion a la empresa competidora antes de ser contratado, protegida por contrato de confidencialidad, a traves del dispositivo movil y ser fichado por la competencia y aplicar ese conocimiento en la empresa contratante y utilizar efectivamente esa informacion y obtener un beneficio. Es decir que puede resultar complicado diferenciar entre know how adquirido y secreto industrial, aunque pueda ayudar tener los logs y estrategias de proteccion como DLP. En este supuesto un pacto de no competencia, constituiria el primer paso de proteccion. Si la inform generada por el ex empleado se subia y bajaba del cloud, el control de usuario puede ubicar un acceso a informacion necesaria relevante. El flujo de informacion se puede limitar y su encriptacion dificultaria la peticion de informacion inteligible? No solo para un procedimiento e-discovery sino tambien para el propio usuario? Entiendo y estudiare los procedimientos de obtencion de prueba en entornos distribuidos. 🙂

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