Una gran ventaja del compliance es el esfuerzo que hay que invertir en designar a los responsables de cada control y en conseguir que toda la estructura de control funcione de manera coordinada y eficaz.  Para ello tiene que producirse una delegación de autoridad y de responsabilidad distribuida, que obligue a ordenar la matriz de poderes de la parte superior y los job description de toda la estructura.

Cuando hablamos del propietario del control también nos referimos a la necesidad de que el responsable de una medida preventiva tenga un sentimiento de propiedad sobre ella, con todas sus consecuencias, positivas y negativas. No se trata de “apadrinar” un control, sino de hacerse cargo realmente del mismo, sabiendo que de él depende que un riesgo muy concreto no se materialice. Por eso no es bueno que ciertos controles se asignen de forma compartida en un mismo nivel jerárquico y en una misma franja horaria.

La verdadera cultura de cumplimiento exige que cada miembro de la organización sea su propio Compliance Officer y realice su trabajo sabiendo que forma parte de un engranaje en el que cualquier desliz puede bloquear la máquina entera.

Para ello tiene que haber una distribución de responsabilidades. Cada persona de la organización debe conocer sus funciones de control. Éstas deben estar claramente indicadas en su Descripción del Puesto de Trabajo o en su nombramiento, como una delegación directa del órgano de administración a través de la estructura de control de la que forma parte esencial. Y con una clara percepción del cuadrante del mapa de riesgos en el que se ubica su labor.

La distribución de responsabilidades debe ser coherente con los recursos disponibles y con la gravedad, la probabilidad y la proximidad del riesgo. Ni el control puede estar alejado del riesgo, ni puede asignarse un número excesivo de controles a una sola persona, ni pueden gestionarse riesgos graves y probables con escasos recursos.

En nuestra aplicación Compliance 3.0 cada control debe ir asociado a un responsable y cada responsable debe tener asociada una Descripción del Puesto de Trabajo, unas tareas periódicas de control con sus correspondientes alertas y recordatorios y unas evidencias que periódicamente debe obtener e introducir en la aplicación.

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